Online-Terminbuchung für Zahnarzt- & Arztpraxen: Patienten buchen Termine im Chat

In den meisten Praxen steht das Telefon nie still – und jetzt auch die Nachrichten nicht mehr. „Haben Sie nächste Woche etwas für eine Kontrolle?“, „Kann ich meine Zahnreinigung auf Freitag verschieben?“, „Gibt es einen Zahnarzt, der Englisch spricht?“ Jede dieser Fragen hält Ihren Empfang von den Patienten ab, die gerade vor ihm stehen. Ein Buchungsbot übernimmt die Terminvergabe in den Chat-Apps, die Ihre Patienten ohnehin nutzen – so landen Termine in Ihrem Kalender, während sich Ihr Team um Menschen kümmert. So richten Sie es für eine Zahnarztpraxis, eine Arztpraxis oder eine Physiotherapiepraxis ein.

Warum Chat-Buchung zu Praxen passt

Patienten rufen selten gern an. Sie wollen um 22 Uhr buchen, zwischen zwei Meetings oder im Bus – und tippen lieber, als in der Warteschleife zu hängen. Im Chat wählen sie die Terminart, sehen echte freie Zeiten und bestätigen, ohne dass Ihr Empfang eingreifen muss. Und weil RentABot Englisch, Deutsch, Französisch, Ukrainisch, Russisch und Polnisch spricht, können Patienten in der Sprache buchen, in der sie sich am wohlsten fühlen – Sie wählen, welche Sprachen Ihre Praxis anbietet.

Bilden Sie Ihre Praxis in drei Teilen ab

RentABot beschreibt Ihre Praxis so, wie Ihr Empfang ohnehin denkt:

• Termine → Buchungsarten. Eine Kontrolluntersuchung, eine professionelle Zahnreinigung, eine Erstberatung, eine Nachkontrolle, ein Bleaching – jeweils mit eigener Dauer und Preis. Eine 60-minütige Behandlung blockiert genau eine Stunde; eine 15-minütige Nachkontrolle nur 15 Minuten.
• Behandler & Räume → Ressourcen. Jeder Zahnarzt, Arzt oder jede Dentalhygienikerin ist eine Ressource – und jeder Behandlungsraum oder Stuhl ebenfalls. Der Bot bucht nie zwei Patienten gleichzeitig beim selben Behandler oder in denselben Raum.
• Sprechzeiten → Verfügbarkeit. Legen Sie Öffnungszeiten, die Arbeitstage jedes Behandlers, Mittagspausen und Zeit für die Reinigung zwischen Patienten fest, und der Bot bietet nur Termine an, die Ihre Praxis wirklich wahrnehmen kann.

Neu bei der Einrichtung? Der Leitfaden für die ersten Schritte führt durch Leistungen, Ressourcen und Kalender.

Der Bot bucht – medizinische Fragen bleiben bei Ihrem Team

Ein Buchungsbot sollte Termine vergeben, nicht Medizin betreiben. Der Buchungsablauf von RentABot fragt nur nach Name, Kontaktdaten, Terminart und Uhrzeit. Schreibt ein Patient etwas, das eine Fachkraft braucht – „Ist diese Schwellung dringend?“, „Darf ich vor dem Eingriff essen?“ –, antwortet Ihr Team aus demselben Posteingang, im selben Gespräch. Hat ein Patient angerufen oder geschrieben und Sie möchten für ihn buchen? Mit der Schaltfläche Für Kunden buchen legt Ihr Empfang den Termin direkt aus dem Chat an. Halten Sie klinische Details aus Messenger-Apps heraus und in Ihrer üblichen Patientenakte. Einen verwandten Blickwinkel bietet der Leitfaden für Therapeuten & Wellness.

Weniger Ausfälle bei teurer Behandlungszeit

Ein leerer Stuhl kostet Sie trotzdem die Zeit des Behandlers, der Assistenz und den Raum. RentABot sendet am Vortag und noch einmal zwei Stunden vor jedem Termin automatische Erinnerungen, und Patienten können mit einem Tipp bestätigen oder absagen – so bleibt Zeit, den Termin neu zu vergeben. Erscheint jemand nicht, hält Als nicht erschienen markieren in der Buchung das fest, sodass Sie wiederholte Ausfälle erkennen und beim nächsten Mal telefonisch bestätigen lassen können. Mehr in So reduzieren Sie Nichterscheinen.

Ein Kalender für die ganze Praxis

Jeder Termin erscheint im Kalender von RentABot, den Sie nach Behandler filtern können. Verbinden Sie Google Calendar, und alles wird auch dorthin synchronisiert – blockieren Sie Urlaub, Fortbildungstage oder den freien Nachmittag eines Zahnarztes, und der Bot bietet diese Zeiten nicht mehr an. Verschieben Sie einen Termin in der Buchungskarte, wird der Patient automatisch benachrichtigt. So funktioniert die beidseitige Synchronisation.

Buchbar, wo Patienten Ihnen ohnehin schreiben

Setzen Sie Ihren Buchungslink in Ihre Instagram-Bio, auf Ihre Facebook-Seite, Ihre Website und Ihr Google-Unternehmensprofil, und verbinden Sie WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger und Telegram – jede Buchung landet in einem Kalender, egal über welche App der Patient kam. Schicken Sie zweimal im Jahr einen kurzen Newsletter mit „Jetzt buchen“-Button, der daran erinnert, dass die Kontrolle fällig ist, und lassen Sie den Bot den Andrang übernehmen.

Bereit, Ihrem Empfang Zeit zurückzugeben? Starten Sie kostenlos und richten Sie Ihre Praxis an einem Nachmittag ein. Erst den Überblick? Der Übersichts-Leitfaden behandelt alle vier Kanäle.