Die besten kostenlosen Buchungs-Apps für kleine Unternehmen 2026: ein ehrlicher Vergleich

Die kurze Antwort: Wenn Ihre Kunden Ihnen schon schreiben, um zu buchen, wählen Sie ein Tool, das direkt im Chat bucht, etwa RentABot. Wenn Sie eine Buchungsseite möchten und Kartenzahlungen annehmen, schauen Sie sich Setmore oder Square Appointments an. Für Einzeltermine und Meetings reichen Calendly oder Google Kalender. Unten steht, was jeder Gratis-Tarif wirklich enthält und wo der Haken liegt. Wir entwickeln RentABot, deshalb nennen wir auch dessen Haken.

Was „kostenlos“ wirklich heißen sollte

Viele „kostenlose“ Buchungs-Apps sind eine getarnte Testphase oder ein Gratis-Tarif ohne die nützlichen Teile. Prüfen Sie vor der Anmeldung fünf Dinge:

• Tarif oder Testphase? Eine Testphase endet nach 7 oder 14 Tagen. Ein Gratis-Tarif hat kein Enddatum.
• Wo buchen Kunden? Auf einer Buchungsseite, in einer Marktplatz-App oder im Chat, in dem sie ohnehin mit Ihnen schreiben.
• Sind Erinnerungen dabei? Erinnerungen senken No-Shows, und manche Gratis-Tarife lassen sie weg.
• Welche Grenzen gibt es? Buchungen pro Monat, Zahl der Mitarbeitenden und der Leistungen.
• Was kostet jede Buchung? Kartengebühren, Gebühren für Neukunden und bezahlte SMS summieren sich.

Die Gratis-Tarife im Einzelnen

Wir haben im November 2026 die Preisseite jedes Anbieters geprüft. Tarife ändern sich oft, prüfen Sie also vor der Anmeldung noch einmal.

Calendly

Gratis: eine Terminart, ein verbundener Kalender und eine Buchungsseite. Der Haken: Automatische Erinnerungen, Zahlungen und das Entfernen des Calendly-Brandings gibt es nur in bezahlten Tarifen, ab 10 $ pro Nutzer und Monat. Ideal für: Berater und Coaches, die Gespräche statt Behandlungen buchen.

Terminplanung in Google Kalender

Gratis: Jeder mit einem privaten Google-Konto kann in Google Kalender eine Buchungsseite mit E-Mail-Erinnerungen anlegen. Der Haken: Sie ist für Meetings gemacht, nicht für ein Leistungsangebot oder ein Team, und manche Funktionen erfordern einen bezahlten Google-Workspace- oder Google-One-Tarif. Ideal für: Selbstständige, die ohnehin mit Google Kalender arbeiten.

Setmore

Gratis: bis zu 4 Nutzer, unbegrenzte Termine, eine Buchungsseite und Zahlungen. Der Haken: eine E-Mail-Erinnerung pro Buchung und keine SMS-Erinnerungen im Gratis-Tarif. Bezahlte Tarife beginnen bei etwa 5 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Ideal für: kleine Teams, die kostenlos eine Buchungsseite wollen.

SimplyBook.me

Gratis: eine Buchungswebsite und ein Widget, E-Mail-Erinnerungen, 50 Buchungen im Monat und ein Anbieter. Der Haken: 50 Buchungen sind schnell erreicht, und der günstigste bezahlte Tarif kostet 11,90 € im Monat bei jährlicher Zahlung. Ideal für: Einzelunternehmer am Anfang, die viele Einstellungen möchten.

Square Appointments

Gratis: eine Buchungsseite, Terminerinnerungen und Mitarbeiterkalender für einen Standort. Der Haken: Für jede Zahlung fallen Kartengebühren an, und Funktionen wie No-Show-Gebühren und Warteliste gibt es erst im bezahlten Plus-Tarif. Ideal für: Unternehmen, die Kartenzahlungen annehmen und Buchung und Kasse an einem Ort wollen.

Fresha

Gratis: nicht mehr. Fresha bietet jetzt 7 Tage zum Testen und danach einen Monatspreis pro buchbarem Teammitglied. Der Haken: Zusätzlich lösen Neukunden, die Sie über den Fresha-Marktplatz finden, eine einmalige Gebühr aus, und SMS oder WhatsApp-Nachrichten über ein kleines Monatskontingent hinaus kosten extra. Ideal für: Salons, die auf einem Marktplatz gefunden werden wollen und die Gebühren in Kauf nehmen.

RentABot

Gratis: ein kostenloser Tarif ohne Enddatum und ohne Karte. Kunden buchen direkt in Telegram, WhatsApp, Instagram oder Messenger, und Sie bekommen automatische Erinnerungen, Zwei-Wege-Synchronisierung mit Google Kalender und ein Postfach für alle Chats. Derzeit umfasst der Gratis-Tarif bis zu 10 Leistungen, 3 Mitarbeitende oder Räume und 199 Buchungen im Monat. Der Haken: Es gibt keine Buchungsseite und kein Website-Widget, denn gebucht wird im Chat. Online-Zahlungen und Anzahlungen gibt es nicht, und WhatsApp braucht ein Meta-Business-Konto, wobei Meta manche Nachrichten berechnet. Ideal für: Salons, Beauty-Profis, Trainer und Nachhilfelehrer, denen Kunden schon schreiben. Hier steht, was der Gratis-Tarif enthält.

Die versteckten Kosten von „gratis“

• Kartengebühren. Tools mit Zahlungsfunktion behalten von jeder Zahlung einen Prozentsatz ein, auch im Gratis-Tarif.
• Neukunden-Gebühren. Marktplätze berechnen Kunden, die sie Ihnen schicken, selbst wenn diese Sie auch so gefunden hätten.
• Nachrichtengebühren. SMS-Erinnerungen kosten oft extra. Auf WhatsApp berechnet Meta manche Geschäftsnachrichten: siehe Telegram oder WhatsApp für Buchungen. Telegram-Bot-Nachrichten sind kostenlos.
• Fehlende Erinnerungen. Ein Gratis-Tarif ohne Erinnerungen kostet Sie No-Shows. So senken Erinnerungen No-Shows.
• Ihre Zeit. Wenn Kunden Ihnen weiter schreiben und Sie die Buchung von Hand in die App übertragen, ist die App gratis, Ihre Zeit aber nicht.

Buchungsseite oder Buchung im Chat?

Das ist die größere Entscheidung. Die meisten Apps oben geben Ihnen eine Buchungsseite: einen Link zum Öffnen, ein Formular, manchmal ein Konto zum Anlegen. Das funktioniert, wenn Kunden Sie über Google oder Ihre Website finden. Finden sie Sie aber auf Instagram und schreiben „Haben Sie Freitag Zeit?“, ist eine Buchungsseite ein Schritt mehr, und manche gehen ihn nie. Ein Buchungsbot antwortet im selben Chat, zeigt echte freie Zeiten und bestätigt die Buchung dort. Hier ist der ganze Vergleich: Buchung im Chat oder Buchungsseite.

Welche App sollten Sie wählen?

• Kunden schreiben Ihnen, um zu buchen: RentABot, damit der Chat selbst die Buchung aufnimmt.
• Sie wollen eine Buchungsseite für ein kleines Team: Setmore, oder SimplyBook.me, wenn Sie allein arbeiten und unter 50 Buchungen im Monat haben.
• Sie kassieren beim Termin per Karte: Square Appointments.
• Sie buchen Gespräche und Meetings: Calendly oder Google Kalender.
• Sie wollen auf einem Marktplatz sichtbar sein und akzeptieren die Gebühren: Fresha.

Sie können auch kombinieren: eine Buchungsseite für Google behalten und die Chats einem Bot überlassen. Achten Sie nur darauf, dass alles in einem Kalender landet, damit nichts doppelt gebucht wird.

Testen Sie, bevor Sie sich festlegen

Der beste Test ist eine echte Woche mit Buchungen. Mit RentABot richten Sie einen Telegram-Bot in etwa 10 Minuten ein, mit der Telegram-Anleitung. Dann fügen Sie Ihre Leistungen hinzu und teilen den Link: Hier steht, wo Ihr Buchungslink hingehört, damit Kunden ihn nutzen. Sie führen einen Salon? Siehe Online-Buchung für Salons und Barbershops.

Kostenlos starten: ohne Karte und ohne Testphasen-Uhr, und Ihr Konto bleibt im Gratis-Tarif, so lange Sie möchten.