Онлайн-запис для стоматологій і медичних клінік: пацієнти записуються в чаті

У більшості клінік телефон не замовкає — а тепер і повідомлення теж. «Є щось на огляд наступного тижня?», «Можна перенести чистку на пʼятницю?», «Є стоматолог, який говорить англійською?» Кожне таке питання відволікає рецепцію від пацієнтів, які стоять перед нею. Бот запису бере на себе розклад у тих чат-застосунках, якими пацієнти вже користуються, — і записи потрапляють у ваш календар, поки команда піклується про людей. Ось як налаштувати це для стоматології, медичної клініки чи кабінету фізіотерапії.

Чому запис у чаті пасує клінікам

Пацієнти рідко люблять дзвонити. Вони хочуть записатися о 22-й, між зустрічами чи в автобусі — і радше напишуть, ніж чекатимуть на лінії. У чаті вони обирають тип прийому, бачать реальний вільний час і підтверджують — без участі адміністратора. А оскільки RentABot говорить англійською, німецькою, французькою, українською, російською та польською, пацієнти записуються мовою, якою їм найзручніше, — ви самі обираєте, які мови пропонує клініка.

Опишіть клініку у трьох частинах

RentABot описує вашу клініку так, як про неї вже думає рецепція:

• Прийоми → Типи записів. Огляд, професійна чистка, перша консультація, контрольний візит, відбілювання — кожне зі своєю тривалістю та ціною. 60-хвилинна процедура блокує рівно годину; 15-хвилинний контрольний візит — лише 15 хвилин.
• Лікарі та кабінети → Ресурси. Кожен стоматолог, лікар чи гігієніст — ресурс, і кожен кабінет або крісло — теж. Бот ніколи не запише двох пацієнтів одночасно до одного лікаря чи в один кабінет.
• Години роботи → Доступність. Задайте години роботи, робочі дні кожного лікаря, обідні перерви й час на прибирання між пацієнтами — і бот пропонує лише той час, який клініка справді може прийняти.

Уперше з налаштуванням? Посібник для старту проведе через послуги, ресурси та календар.

Бот записує — медичні питання лишаються за командою

Бот запису має займатися розкладом, а не медициною. Сценарій запису RentABot питає лише імʼя, контакти, тип прийому й час. Коли пацієнт пише щось, що потребує фахівця, — «цей набряк — це терміново?», «чи можна їсти перед процедурою?», — ваша команда відповідає з тих самих повідомлень, у тій самій розмові. Пацієнт подзвонив чи написав, і ви хочете записати його самі? Кнопка Записати клієнта дає рецепції створити запис просто з чату. Тримайте клінічні подробиці поза месенджерами — у звичних медичних картках. Близький за темою погляд — у посібнику для терапевтів і велнесу.

Менше неявок на дорогий час у кріслі

Порожнє крісло все одно коштує вам часу лікаря, асистента й кабінету. RentABot надсилає автоматичні нагадування напередодні й ще раз за дві години до кожного прийому, і пацієнти можуть підтвердити чи скасувати одним дотиком — це дає час заповнити слот. Якщо хтось не прийшов, кнопка Не прийшов у записі зберігає це, щоб ви помічали повторні неявки й наступного разу просили підтвердити телефоном. Більше в як зменшити неявки.

Один календар на всю клініку

Кожен запис видно в календарі RentABot, який можна фільтрувати за лікарем. Підключіть Google Календар — і все синхронізується й туди: заблокуйте відпустки, дні навчання чи вільний пообідній час стоматолога, і бот перестане пропонувати ці години. Перенесіть запис у його картці — і пацієнта повідомлять автоматично. Ось як працює двостороння синхронізація.

Доступні для запису там, де пацієнти вже пишуть

Додайте посилання для запису в опис Instagram, на Facebook-сторінку, сайт і в профіль Google Business, підключіть WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger і Telegram — кожен запис потрапляє в один календар, хай яким застосунком скористався пацієнт. Двічі на рік надсилайте коротку розсилку з нагадуванням, що час на огляд, і кнопкою «Записатися» — а бот упорається з напливом.

Готові повернути рецепції її час? Почніть безкоштовно і налаштуйте клініку за один вечір. Хочете спершу загальну картину? Оглядовий посібник охоплює всі чотири канали.